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5 conseils pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise

Votre entreprise organise prochainement un séminaire d’entreprise, alors il est important de faire le point sur toute la partie dédiée à l’organisation. Ces actions doivent être soigneusement pensées afin d’optimiser toute l’efficacité de l’événement professionnel. En fonction de l’objectif de votre séminaire, il est souvent idéal de mettre en place une team building. Alors, quelles sont les choses à prévoir ?

Découvrez ici 5 conseils pour bien préparer votre prochain regroupement professionnel. 

 

#1. Mettre en place un calendrier dédié à l’organisation

La première chose à faire pour optimiser toute l’organisation autour de votre séminaire d’entreprise est de réaliser un rétro planning. Vous allez pouvoir retrouver toutes les tâches importantes à faire jusqu’à la date de l’événement. 

Plusieurs points essentiels doivent apparaître dans votre calendrier : 

  • Le temps nécessaire à chaque mission
  • Les personnes en charge de l’action concernée
  • Les outils à prévoir
  • La priorité de la mission

De cette façon, vous arrivez parfaitement à vous repérer tout au long de l’organisation de cet événement professionnel. Ce planning est particulièrement utile si vous réalisez votre regroupement professionnel sous la forme d’une team building par exemple. Dans cette situation, il faut souvent prévoir une organisation précise afin de ne rien oublier. Si jamais le temps vous manque ou que vous n’êtes pas familiers avec l’organisation de tels évènements, faire appel à une agence évènementiel comme Funbreizh, spécialisée dans l’organisation de séminaires d’entreprise peut s’avérer indispensable.

 

#2. Trouver le lieu idéal pour votre séminaire d’entreprise

Le séminaire d’entreprise permet aux participants de sortir du cadre professionnel. Il est alors important de choisir un lieu neutre à l’extérieur des murs de l’entreprise. Pour trouver le lieu idéal, il est nécessaire de connaître l’objectif du team building. 

Par exemple, si ce regroupement professionnel est réalisé pour souder les équipes et créer une véritable cohésion de groupe, il est intéressant de trouver une animation qui efface complètement la hiérarchie entre les employés. Il faut alors trouver un endroit qui met facilement à l’aise les équipes. 

Ainsi, plusieurs critères peuvent vous aider à choisir un lieu parfaitement adapté au séminaire d’entreprise : 

  • L’objectif du séminaire professionnel, 
  • Le budget de l’événement,
  • Le nombre de participants pour trouver la surface adaptée,
  • Le thème de la réunion professionnelle,

A nouveau, il vous suffit de transmettre ces informations à l’agence spécialisée qui saura vous trouvez le lieu idéal pour votre séminaire.

 

#3. Déterminer les objectifs du séminaire

Pour bien organiser votre événement professionnel, il est important de connaître sa raison d’être. En effet, un séminaire professionnel se met en place pour différentes raisons : motivation des équipes, lancement d’un nouveau produit, cohésion des groupes, etc. 

Ces éléments permettent de faire les bons choix tout au long de l’organisation. Les objectifs d’un tel événement influencent : le lieu, les équipements indispensables à avoir, la durée de l’événement, l’animation sous la forme d’une team building, etc. 

C’est donc un élément particulièrement essentiel à avoir au moment où vous vous lancez dans l’organisation de ce rendez-vous professionnel. Retrouvez ici des informations complémentaires pour animer vos équipes. 

 

#4. Fixer un budget pour le séminaire professionnel

En plus des objectifs professionnels attribués à chaque regroupement, il est essentiel de connaître le budget de ses événements. En effet, celui-ci est le point central qui permet de faire des choix cohérents pour l’entreprise. Le choix de la location du lieu par exemple se fait en fonction du budget accordé. 

De même, ce critère permet de savoir si vous avez la possibilité de faire appel à des prestataires particuliers comme un traiteur pour toute la partie repas. Vous pouvez aussi avoir envie de faire appel à des entreprises spécialisées dans l’organisation de séminaires afin de vous décharger de toute cette partie pour l’animation d’une team building. Ici encore, c’est le budget alloué qui détermine vos possibilités.

 

#5. Communiquer en interne et en externe sur cet événement professionnel

Vous avez envie que le prochain séminaire de votre entreprise soit une véritable réussite. Dans ce cas, il est important d’informer les collaborateurs de sa tenue. Pour cela, vous pouvez faire passer des e-mails à vos collègues. Ce sujet peut aussi faire l’objet d’une réunion dans laquelle des missions seront attribuées à certaines personnes pour l’organisation de l’événement. 

Il est aussi important de communiquer en externe sur l’animation d’un team building afin de mettre en valeur votre entreprise. L’entreprise valorise son image lorsqu’elle communique sur son fonctionnement. La mise en place de séminaire d’entreprise fait partie des choses intéressantes sur lesquelles il est bon et judicieux de communiquer. Les réseaux sociaux peuvent alors être un support de communication adapté. 

Enfin, si vous avez toujours des doutes quant à la réussite d'un team buidling online, rendez vous ici pour découvrir en quoi la vidéo peut faire repartir la vie de votre entreprise. 

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